Znáte to, kancelář se vám plní šanony, deskami, nastavujete regály a stejně chybí místo. Firma, která má svůj archiv, má zpola vyhráno. Musí ovšem dodržovat všechna ustanovení Zákona o archivnictví a spisové službě a k tomu další navazující vyhlášky. Někteří zaměstnavatelé mají ze zákona nařízené vyřazovací řízení a musejí proto vydávat i skartační řád, aby byli příslušní zaměstnanci seznámeni s podmínkami skartu. Do archivu by měly mířit pečlivě označené dokumenty. Je jedno, zda budou založeny v šanonech nebo umělohmotných deskách či svázané v kartonových deskách. Hlavně musejí být označeny skartačním znakem. Pracovník, který je zodpovědný za vedení spisovny, přebírá pouze doklady označené dle stanoveného skartu, který předjímá, jak se bude s uvedenými doklady v dohledné době nakládat.

Skartační znaky:
A – archiv
S – skart
V – výběr
Ta tyto písmena se píšou číslice a ty značí dobu, po kterou musejí být dokumenty sledovány. Například značka S3 značí, že po uplynutí tří let poputují doklady do stoupy. Doba uplyne a kam následně s nimi?
Od toho tu jsou pověřené firmy, které se zabývají zaručenou likvidací jako například společnost ekoskart.eu sídlící v Praze. Ale rádi vyjedou za vámi, i když váš podnik má místo podnikání mimo Prahu.

Neváhejte a oslovte společnost, která vám zaručí za přísných podmínek zcela bezpečné znehodnocení nejen nepotřebné náplně šanonů, ale i materiálu, se kterým si nevíte rady, a to DVD nosiče, CD i videokazety. Možná jste objevili ve skladu i dávno zapomenuté diskety, kterým už odzvonilo a nevíte, jak je zlikvidovat. Skartace dokumentů – Praha vám pomůže i s odklizením disket. Navíc mohou zajistit i vaši přítomnost při likvidaci vašich dokladů, formulářů a všech ostatních nepotřebných vyřazených záležitosti. To, pokud byste chtěli mít kontrolu, že bylo vše řádně skartováno.